ETKİNLİK YÖNETİMİ
Etkinlik yönetimi “proje yönetiminin büyük ölçekli etkinliklerin yaratılması, geliştirilmesi ve uygulanması” olarak tanımlanmaktadır. Markanın çalışılmasını, hedef kitlenin tanımlanmasını, etkinlik konseptini tasarlamayı, lojistiği planlamayı ve etkinliğe başlamadan önce teknik yönleri koordine etmeyi içerir ”.
Pek çok insan, bir etkinlik tasarlamanın ve üretmenin kolay olduğunu düşünüyor, değil mi? Sadece bir mekan bulun, iyi bir tema bulun, biraz yiyecek ve içecek alın, bir grup rezervasyonu yapın ve davetiyeleri zamanında gönderin.
Ne yazık ki, başarılı bir etkinlik oluşturmak için basit görünen birçok şey gibi, çok fazla sıkı çalışma ve proje planlamasından bütçeye kadar çok çeşitli beceri ve deneyimler gerektirir.
2016 / 17’de, yalnızca Birleşik Krallık’taki etkinliklere yapılan harcamalar 39,1 milyar £ idi ve bu da İngiltere Turizm ekonomisine % 35’lik büyük bir katkı yaptı. 25.000’den fazla etkinlik işletmesi ve etkinliklerde çalışan 530.000’den fazla kişiyle çok büyük bir istihdam kaynağı olmuştur.
Ülkemizde de hızla büyüyen bir sektör haline gelen etkinlik yönetiminin en popüler olduğu alanlar şu şekildedir :
_Partiler, Ödüller, Açılışlar, İlk Geceler ve VIP etkinlikleri
_Lansmanlar
_Spor Etkinlikleri
_Toplantılar, Konferanslar ve Eğitimler
_Düğünler
_Festivaller ve Konserler
_Yardım Etkinlikleri
İş, sağlık, eğitim, yardım, spor ve eğlence turizmini kapsayan tüm sektörlerin kendi bağlantılarını kurmak için etkinlikler gerçekleştirildiği düşünüldüğünde, etkinlik yönetimi ekonomisinin şimdiden milyarlarca liralık bir sektör haline dönüştüğü göz önünde bulundurulmalıdır.
Etkinlik yönetimi neler içerir?
Etkinlik yönetiminin büyük bir endüstri olduğunu ve ne tür etkinliklerin dahil edilebileceğini bilmek, her türlü etkinlik planlayıcısı için hayati öneme sahiptir. Ancak, bir etkinlik tasarlama ve üretme söz konusu olduğunda bunun ne işe yaradığını anlamak da çok önemlidir. Bir arkadaşınızın düğününü ya da çok uluslu bir konferansı düzenliyor olsanız da, önemli görevleriniz vardır :
_Hedefleri anlama – etkinliğin amacı nedir? İnsanların hangi deneyime sahip olmasını istiyoruz? Net bir amaç olmadan bir etkinlik planlamak mümkün değildir.
_Zaman çizelgeleri oluşturmak – ne olacağını ve nasıl olacağını belirlemek. Büyük etkinlikler karmaşık zaman yönetimi, catering, dijital ve teknolojik kurulum ve mekan hazırlığı gibi diğer insanların faaliyetlerinin koordinasyonunu içerir.
_Bir yer seçmek – bir yer seçmek basit görünebilir ancak doğru yeri bulmanın önemi göz ardı edilmemelidir. Bu adım araştırma, sözleşme, maliyet müzakere ve iş ilişkileri kurma içerir.
_Tedarikçilerin tedarik edilmesi ve yönetilmesi – her etkinliğin gerçekleşebilmesi için bir dizi tedarikçiye ihtiyaç duyulur. Tedarikçilerin bir listesinin yapılması ve her tedarikçi ile bir sözleşme yapılması gerekmektedir. Tüm tedarikçilerin etkin bir şekilde yönetimi, rollerini zamanında ve bütçe dahilinde yerine getirmelerini sağlamak etkinliğin başarısı için esastır.
_Bütçeleri yönetmek – sadece net hedeflere sahip olmak, etkin bütçe yönetimi demektir. Harika bir etkinlik sunmak sınırsız fonlarla kolaydır, ancak sınırlı bir bütçe dahilinde bir etkinlik oluşturmak için mükemmel yönetim gerekir.
_Pazarlama ve iletişim – doğrudan posta, sosyal medya ve dijital pazarlama alanlarında çeşitli kanalları içermektedir ve
etkinliğin ne sunacağına dair bilgi vermeyi gerektirir.
_Risk yönetimi – bir olaya katkıda bulunan birçok öğenin olması birden fazla olası başarısızlık ihtimali anlamına gelir. Risklerin ne olduğunu, her birinin ortaya çıkma olasılığını, riski en aza indirme ve problem durumunda sağlam bir acil durum planı geliştirme stratejilerini anlamak, olay yönetiminde tartışılmaz bir görevdir.
_Sürdürülebilir düşünce – etkinlik planlama sürecinde sosyal ve çevresel etkileri göz önünde bulunduran kararlar almak.